Der Goldmann Nordhorn
Neun WhatsApp-Automatisierungen, gesteuert aus dem eigenen Cockpit
Der Goldmann hat sein eigenes CRM- und Kassensystem über einen einzigen Webhook mit CommuniQate verbunden: Jede WhatsApp-Aktion beginnt oder endet in dem System, in dem das Team ohnehin arbeitet
Die Kundenreise in neun Automatisierungen
Von der Anfrage über die Google-Bewertung bis zur Reaktivierung bei gestiegenem Goldpreis: Jeder Schritt läuft über WhatsApp und landet im eigenen Cockpit.
Von der Anfrage bis zum Rückruftermin, vollautomatisch
Dieses Gespräch steuert das Cockpit selbst: die Bestätigung mit Fotowunsch direkt nach der Anfrage und die Nachricht bei verpasstem Anruf auf Knopfdruck. Die Wahl des Kunden legt von selbst eine Erinnerung im System an.
Guten Tag! Vielen Dank für Ihre Anfrage (Nummer 4271) bei Der Goldmann Nordhorn. Schicken Sie uns gern schon ein Foto Ihrer Stücke, dann können wir Ihnen vorab einen Preis nennen.
Hier bitte, zwei goldene Ringe und eine Kette.
Vielen Dank! Wir rufen Sie heute noch mit einem ersten Preis an. Vorbeikommen können Sie jederzeit ohne Termin.
Wir haben gerade versucht, Sie zu erreichen, leider ohne Erfolg. Wann dürfen wir Sie am besten zurückrufen?
Morgen
Notiert, wir rufen Sie morgen an! Die Erinnerung liegt automatisch in unserem System. ✅
Die Herausforderung
Der Goldmann Nordhorn kauft Gold, Silber, Schmuck, Zahngold und Münzen von Privatpersonen an, mit kostenloser Schätzung, sofortiger Auszahlung und ohne Termin. Das Geschäft gehört zur bundesweiten Der Goldmann Gruppe (seit 2010, mehr als 200.000 Kunden, 5,0 Sterne bei Google) und zieht auch Kunden aus niederländischen Grenzorten wie Oldenzaal an.
- Anfragen kamen über das Webformular und das Telefon herein; die Nachverfolgung war Handarbeit und hing komplett am Anrufen.
- Verpasste Anrufe und Kunden, die "später" sagten, kamen oft nie wieder zurück.
- Nach einem Ankauf wurde nicht strukturiert um eine Bewertung gebeten, und abgesprungene Kunden waren nicht erreichbar, wenn der Goldpreis stieg.
Dabei stellte der Inhaber zwei harte Bedingungen: Alles muss im eigenen Cockpit bleiben, dem CRM- und Kassensystem, in dem das Team ohnehin arbeitet, und das Versprechen "ohne Termin" darf an keiner Stelle fallen.
Die Lösung
Die Lösung ist erstaunlich kompakt: Das Cockpit schickt jede Nachricht als einfaches Datenpaket an eine einzige gesicherte Webhook-Automatisierung von CommuniQate. CommuniQate wählt dazu die passende freigegebene WhatsApp-Vorlage und füllt Name, Anfragenummer, Betrag oder Uhrzeit automatisch ein. So entstanden neun Automatisierungen, ganz ohne zweites System für die Mitarbeitenden.
- Von der Anfragebestätigung mit Fotowunsch über die Nachricht bei verpasstem Anruf, die Bewertungsanfrage, das Goldpreis-Update, die No-Show-Erinnerung, die Empfehlungsprämie und den Goldalarm bis zum auslaufenden Angebot: Die Abläufe decken die gesamte Kundenreise ab.
- Jeder Button, den ein Kunde in WhatsApp drückt, kommt als Aktion ins Cockpit zurück: eine neue Anfrage, eine Erinnerung mit Datum, eine Aufgabe für den Inhaber oder ein geschlossener Vorgang.
- Welche WhatsApp-Vorlage zu welcher Automatisierung gehört, steht in CommuniQate; Texte lassen sich also ohne Entwickler ändern.
- Die Einwilligung ist sauber geregelt: getrennte Häkchen für WhatsApp und Werbung, "STOP" blockiert alles, und eingebaute Grenzen (etwa das Goldpreis-Update höchstens alle 60 Tage) verhindern Spam.
Jeder Versand und jede Antwort wird im Cockpit protokolliert, sodass Mitarbeitende in der Kundenakte genau sehen, was über WhatsApp passiert ist.
So funktioniert es in der Praxis
- 1Eine Anfrage über die Website oder WhatsApp erhält sofort eine Bestätigung, mit der Bitte um ein Foto der Stücke, damit das Geschäft vorab einen Preis nennen kann.
- 2Ein Mitarbeiter erreicht den Kunden nicht? Ein Button im Cockpit verschickt eine WhatsApp-Nachricht, in der der Kunde selbst einen Rückrufzeitpunkt wählt; diese Wahl legt automatisch eine Erinnerung im System an.
- 3Drei bis vier Stunden nach einem abgeschlossenen Ankauf folgt die Bewertungsanfrage: bei 4 oder 5 Sternen ein Link zu Google, bei weniger eine Aufgabe für den Inhaber, um es wiedergutzumachen.
- 4Kunden, die ein Angebot zuvor abgelehnt haben, erhalten, nur mit Werbeeinwilligung, eine Nachricht, sobald der Goldpreis ausreichend gestiegen ist; ein Button macht aus dem alten Vorgang eine neue Anfrage.
- 5Auch No-Shows, auslaufende Angebote, Goldalarme und Empfehlungsprämien laufen von selbst, und "ohne Termin" blieb einfach bestehen: Der Kunde kommt herein, wann es ihm passt.
Fazit
Der Goldmann zeigt, was möglich ist, wenn WhatsApp kein loser Kanal ist, sondern eine Verlängerung des eigenen Systems: ein Webhook, neun Automatisierungen, und jede Antwort eines Kunden wird von selbst zu einer Aktion im Cockpit. Das Team arbeitet weiter in seiner vertrauten Oberfläche, der Kunde merkt nur, dass Der Goldmann immer rechtzeitig und persönlich reagiert, sauber innerhalb der WhatsApp-Regeln zu Einwilligung und Häufigkeit. Und das Versprechen, um das sich das Geschäft dreht, kostenlose Schätzung ohne Termin, blieb vollständig bestehen.
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