Mulder Vastgoedonderhoud
94% der Bewohner vereinbaren innerhalb von 5 Tagen selbst einen Termin
Mulder Vastgoedonderhoud bringt mit WhatsApp über CommuniQate Ruhe und Planbarkeit in die Terminplanung
Ergebnisse
Die Kundenreise in einem Bild
Vom Arbeitsauftrag in Exact Online Bouw bis zum Monteur an der Tür: jeder Schritt läuft über dasselbe WhatsApp-Gespräch.
So vereinbart ein Bewohner den Termin selbst
Sobald ein Arbeitsauftrag in Exact Online Bouw eingeht, erhält der Bewohner automatisch diese WhatsApp-Nachricht. Das Planen dauert keine Minute, ganz ohne Telefonat.
Guten Morgen! In Kürze sind Instandhaltungsarbeiten an Ihrer Wohnung geplant: der Austausch der Fensterrahmen. Wählen Sie unten einfach einen Zeitpunkt, der Ihnen passt.
Termin planen
Wählen Sie den Zeitpunkt, der Ihnen am besten passt:
Mittwoch 13:00 - 16:00
Der Termin ist notiert. Einen Tag vorher erhalten Sie automatisch eine Erinnerung. Einen schönen Tag!
Die Herausforderung
Mulder Vastgoedonderhoud führt täglich Instandhaltungsarbeiten im Auftrag von Wohnungsbaugesellschaften aus. Arbeitsaufträge mit den Daten der Mieter gehen über Exact Online Bouw ein, das zentrale System für Planung und Arbeitsvorbereitung. Auf dem Papier übersichtlich, doch gerade die Terminvereinbarung mit den Bewohnern erwies sich als strukturelle Herausforderung.
- Geringe Dringlichkeit: viele Arbeiten sind reguläre Instandhaltung oder bedeuten für den Bewohner keine direkte Beeinträchtigung.
- Keine Reaktion: ein verpasster Anruf blieb liegen und eine E-Mail wurde zwar gelesen, aber nicht weiterverfolgt.
- Viel Doppelarbeit: Bewohner mussten mehrmals angerufen oder angeschrieben werden, bevor endlich ein Termin zustande kam.
Das führte zu Verzögerungen in der Planung, zu Unruhe in den Terminkalendern der Monteure und zu einer hohen Arbeitsbelastung der Planer.
“Für uns funktioniert das ideal. Für die Bewohner ist es angenehm und uns spart es enorm viel Zeit.”
Die Lösung
Gemeinsam mit CommuniQate wurde untersucht, wie die Kommunikation besser zum Verhalten der Bewohner passen könnte. WhatsApp erwies sich als naheliegender Kanal: Es wird täglich genutzt, Nachrichten werden schnell gelesen und das Antworten fällt leicht.
- Ein fester WhatsApp-Kommunikationsablauf, vollständig mit Exact Online Bouw verbunden.
- Eine klare Nachricht mit der Erläuterung der geplanten Arbeiten und der Möglichkeit, selbst einfach einen Termin zu vereinbaren.
- Ein klarer und freundlicher Ton, passend dazu, dass viele Arbeiten nicht dringend sind.
- Erinnerungen über WhatsApp zu vorab festgelegten Zeitpunkten, wenn eine Reaktion ausbleibt.
Sobald ein neuer Arbeitsauftrag von einer Wohnungsbaugesellschaft eingeht, startet die Kommunikation automatisch. Keine losen Aktionen, keine zusätzlichen Schritte für das Team.
So funktioniert es in der Praxis
Exact Online Bouw bildet das Herz des Prozesses.
- 1Ein Arbeitsauftrag wird erstellt oder geht von einer Wohnungsbaugesellschaft ein.
- 2Der WhatsApp-Ablauf über CommuniQate startet automatisch und nutzt alle relevanten Daten direkt, ohne manuelle Eingabe.
- 3Der Bewohner erhält eine klare Nachricht mit der Erläuterung der Arbeiten und vereinbart selbst einen Termin, der ihm passt.
- 4Bleibt eine Reaktion aus, werden automatisch freundliche Erinnerungen versendet.
- 5Fortschritt und Status bleiben innerhalb von Exact Online Bouw sichtbar, sodass das Team den Überblick behält, ohne den Bewohnern hinterherlaufen zu müssen.
Fazit
Mit CommuniQate hat Mulder Vastgoedonderhoud einen Kommunikationsablauf eingerichtet, der nahtlos zur Praxis von Instandhaltungsarbeiten in Mietwohnungen passt. Durch die clevere Verbindung von WhatsApp mit Exact Online Bouw werden Bewohner besser erreicht, Termine schneller vereinbart und es kehrt Ruhe in die Organisation ein.
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