Mulder Vastgoedonderhoud

Mulder Vastgoedonderhoud führt täglich Instandhaltungsarbeiten im Auftrag von Wohnungsbaugesellschaften aus. Von diesen Gesellschaften erhält das Team Arbeitsaufträge mit den Daten von Mietern, deren Wohnungen gewartet werden müssen. Diese Aufträge gehen über Exact Online Bouw ein, das als zentrales System für Planung und Arbeitsvorbereitung dient.

Auf dem Papier wirkt der Prozess übersichtlich, doch gerade die Terminvereinbarung mit den Bewohnern erwies sich als strukturelle Herausforderung. Viele Arbeiten haben eine geringe Dringlichkeit. Denken Sie an reguläre Instandhaltung oder an Arbeiten, die für den Bewohner keine direkte Beeinträchtigung bedeuten. Dadurch wurde auf Anrufe und E-Mails oft nicht reagiert. Ein verpasster Anruf blieb liegen und eine E-Mail wurde zwar gelesen, aber nicht weiterverfolgt.

Für das Büroteam bedeutete das viel zusätzliche Arbeit. Bewohner mussten mehrmals angerufen oder angeschrieben werden, bevor endlich ein Termin zustande kam. Das führte zu Verzögerungen in der Planung, zu Unruhe in den Terminkalendern der Monteure und zu einer hohen Arbeitsbelastung der Planer.

Gemeinsam mit CommuniQate wurde untersucht, wie die Kommunikation besser zum Verhalten der Bewohner passen könnte. WhatsApp erwies sich dabei als naheliegender Kanal. Es wird täglich genutzt, Nachrichten werden schnell gelesen und das Antworten fällt leicht.

Es wurde ein fester WhatsApp-Kommunikationsablauf eingerichtet, der vollständig mit Exact Online Bouw verbunden ist. Sobald ein neuer Arbeitsauftrag von einer Wohnungsbaugesellschaft eingeht, startet die WhatsApp-Kommunikation an den Bewohner automatisch. Keine losen Aktionen, keine zusätzlichen Schritte für das Team.

Bewohner erhalten eine klare WhatsApp-Nachricht, in der erklärt wird, welche Arbeiten geplant sind und wie sie selbst einfach einen Termin vereinbaren können. Der Ton ist klar und freundlich und passt dazu, dass viele Arbeiten nicht dringend sind. Bleibt eine Reaktion aus, folgt zu vorab festgelegten Zeitpunkten eine Erinnerung über WhatsApp.

Exact Online Bouw bildet das Herz des Prozesses. Sobald ein Arbeitsauftrag erstellt wird oder von einer Wohnungsbaugesellschaft eingeht, startet der WhatsApp-Ablauf über CommuniQate automatisch. Alle relevanten Daten werden direkt genutzt, sodass keine manuelle Eingabe nötig ist.

Bewohner erhalten eine klare WhatsApp-Nachricht mit der Erläuterung der Arbeiten und einer einfachen Möglichkeit, selbst einen Termin zu vereinbaren. Sie können das zu einem Zeitpunkt tun, der ihnen passt, ohne anrufen oder schreiben zu müssen.

Wenn ein Bewohner nicht sofort reagiert, werden automatisch freundliche Erinnerungen versendet. Diese Nachverfolgung läuft vollständig automatisch ab, während Fortschritt und Status innerhalb von Exact Online Bouw sichtbar bleiben. Das Team behält den Überblick, ohne den Bewohnern hinterherlaufen zu müssen.

Mit CommuniQate hat Mulder Vastgoedonderhoud einen Kommunikationsablauf eingerichtet, der nahtlos zur Praxis von Instandhaltungsarbeiten in Mietwohnungen passt. Durch die clevere Verbindung von WhatsApp mit Exact Online Bouw werden Bewohner besser erreicht, Termine schneller vereinbart und es kehrt Ruhe in die Organisation ein.