Mulder Vastgoedonderhoud

Mulder Vastgoedonderhoud realiza cada día trabajos de mantenimiento por encargo de asociaciones de vivienda. Desde estas asociaciones, el equipo recibe órdenes de trabajo con los datos de los inquilinos cuyas viviendas necesitan mantenimiento. Estas órdenes entran a través de Exact Online Bouw, que funciona como sistema central para la planificación y la preparación del trabajo.

Aunque sobre el papel el proceso parece sencillo, programar las citas con los residentes resultó ser un reto estructural. Muchos de los trabajos tienen poca urgencia. Piensa en el mantenimiento habitual o en trabajos que no causan molestias directas al residente. Como consecuencia, las llamadas y los correos a menudo quedaban sin respuesta. Una llamada perdida se quedaba sin atender y un correo se leía, pero no se le daba seguimiento.

Para el equipo de oficina esto suponía mucho trabajo adicional. Había que llamar o escribir a los residentes varias veces antes de conseguir por fin una cita. Esto provocaba retrasos en la planificación, desorden en las agendas de los técnicos y una alta carga de trabajo para los planificadores.

Junto con CommuniQate se analizó cómo la comunicación podía encajar mejor con el comportamiento de los residentes. WhatsApp resultó ser un canal lógico. Se usa a diario, los mensajes se leen rápido y responder resulta muy accesible.

Se configuró un flujo de comunicación fijo por WhatsApp que está totalmente conectado a Exact Online Bouw. En cuanto entra una nueva orden de trabajo desde una asociación de vivienda, la comunicación por WhatsApp hacia el residente arranca de forma automática. Sin acciones sueltas ni pasos adicionales para el equipo.

Los residentes reciben un mensaje claro por WhatsApp en el que se explica qué trabajos están previstos y cómo pueden programar una cita fácilmente por su cuenta. El tono es claro y cercano, acorde con el hecho de que muchos de los trabajos no son urgentes. Cuando no llega respuesta, se envía un recordatorio por WhatsApp en momentos preestablecidos.

Exact Online Bouw es el corazón del proceso. En cuanto se crea o llega una orden de trabajo desde una asociación de vivienda, el flujo de WhatsApp a través de CommuniQate arranca automáticamente. Todos los datos relevantes se utilizan directamente, por lo que no hace falta ninguna introducción manual.

Los residentes reciben un mensaje claro por WhatsApp con la explicación de los trabajos y una opción sencilla para programar ellos mismos una cita. Pueden hacerlo en el momento que mejor les venga, sin tener que llamar ni escribir.

Cuando un residente no responde de inmediato, se envían recordatorios amables de forma automática. Este seguimiento se realiza por completo de manera automática, mientras que el progreso y el estado siguen siendo visibles dentro de Exact Online Bouw. El equipo mantiene la visión de conjunto sin tener que perseguir a los residentes.

Con CommuniQate, Mulder Vastgoedonderhoud ha configurado un flujo de comunicación que encaja a la perfección con la realidad de los trabajos de mantenimiento en viviendas de alquiler. Al conectar WhatsApp de forma inteligente con Exact Online Bouw, se llega mejor a los residentes, las citas se programan más rápido y vuelve la calma a la organización.