Mulder Vastgoedonderhoud
El 94% de los residentes programa una cita por su cuenta en 5 días
Mulder Vastgoedonderhoud aporta calma y previsibilidad a su planificación con WhatsApp a través de CommuniQate
Resultados
El recorrido del cliente en una imagen
De la orden de trabajo en Exact Online Bouw al técnico en la puerta: cada paso pasa por la misma conversación de WhatsApp.
Así programa el residente la cita por su cuenta
En cuanto entra una orden de trabajo en Exact Online Bouw, el residente recibe automáticamente este mensaje de WhatsApp. Programar cuesta menos de un minuto, sin ninguna llamada.
¡Buenos días! Dentro de poco hay trabajos de mantenimiento previstos en tu vivienda: la sustitución de las ventanas. Elige abajo, muy fácil, un momento que te venga bien.
Programar cita
Elige el momento que mejor te venga:
Miércoles 13:00 - 16:00
La cita queda anotada. Un día antes recibirás automáticamente un recordatorio. ¡Que tengas un buen día!
El reto
Mulder Vastgoedonderhoud realiza cada día trabajos de mantenimiento por encargo de asociaciones de vivienda. Las órdenes de trabajo con los datos de los inquilinos entran a través de Exact Online Bouw, el sistema central para la planificación y la preparación del trabajo. Sencillo sobre el papel, pero programar las citas con los residentes resultó ser un reto estructural.
- Poca urgencia: muchos de los trabajos son mantenimiento habitual o no causan molestias directas al residente.
- Sin respuesta: una llamada perdida se quedaba sin atender y un correo se leía, pero no se le daba seguimiento.
- Mucho trabajo repetido: había que llamar o escribir a los residentes varias veces antes de conseguir por fin una cita.
Esto provocaba retrasos en la planificación, desorden en las agendas de los técnicos y una alta carga de trabajo para los planificadores.
“Para nosotros funciona de forma ideal. Es agradable para los residentes y a nosotros nos ahorra muchísimo tiempo.”
La solución
Junto con CommuniQate se analizó cómo la comunicación podía encajar mejor con el comportamiento de los residentes. WhatsApp resultó ser un canal lógico: se usa a diario, los mensajes se leen rápido y responder resulta muy accesible.
- Un flujo de comunicación fijo por WhatsApp, totalmente conectado a Exact Online Bouw.
- Un mensaje claro que explica qué trabajos están previstos y cómo los residentes programan una cita fácilmente por su cuenta.
- Un tono claro y cercano, acorde con el hecho de que muchos de los trabajos no son urgentes.
- Recordatorios por WhatsApp en momentos preestablecidos cuando no llega respuesta.
En cuanto entra una nueva orden de trabajo desde una asociación de vivienda, la comunicación arranca de forma automática. Sin acciones sueltas ni pasos adicionales para el equipo.
Cómo funciona en la práctica
Exact Online Bouw es el corazón del proceso.
- 1Se crea una orden de trabajo o llega desde una asociación de vivienda.
- 2El flujo de WhatsApp a través de CommuniQate arranca automáticamente y utiliza directamente todos los datos relevantes, sin ninguna introducción manual.
- 3El residente recibe un mensaje claro con la explicación de los trabajos y programa él mismo una cita, en el momento que mejor le venga.
- 4Si no llega respuesta, se envían recordatorios amables de forma automática.
- 5El progreso y el estado siguen siendo visibles dentro de Exact Online Bouw, así el equipo mantiene la visión de conjunto sin tener que perseguir a los residentes.
Conclusión
Con CommuniQate, Mulder Vastgoedonderhoud ha configurado un flujo de comunicación que encaja a la perfección con la realidad de los trabajos de mantenimiento en viviendas de alquiler. Al conectar WhatsApp de forma inteligente con Exact Online Bouw, se llega mejor a los residentes, las citas se programan más rápido y vuelve la calma a la organización.
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