Mulder Vastgoedonderhoud
94% van bewoners plant binnen 5 dagen zelfstandig een afspraak
Mulder Vastgoedonderhoud brengt rust en voorspelbaarheid in de planning met WhatsApp via CommuniQate
Resultaten
De klantreis in één beeld
Van werkbon in Exact Online Bouw tot de monteur op de stoep: alles loopt via hetzelfde WhatsApp-gesprek.
Zo plant een bewoner zelf de afspraak
Zodra een werkbon binnenkomt in Exact Online Bouw, ontvangt de bewoner automatisch dit WhatsApp-bericht. Plannen kost nog geen minuut, zonder telefoontje.
Goedemorgen! Binnenkort staat er onderhoud gepland aan uw woning: het vervangen van de kozijnen. Plan hieronder eenvoudig een moment dat u uitkomt.
Afspraak plannen
Kies een moment dat u het beste uitkomt:
Woensdag 13:00 - 16:00
De afspraak staat genoteerd. U ontvangt een dag van tevoren automatisch een herinnering. Fijne dag!
De uitdaging
Mulder Vastgoedonderhoud voert dagelijks onderhoudswerkzaamheden uit in opdracht van woningcorporaties. Werkbonnen met gegevens van huurders komen binnen in Exact Online Bouw, het centrale systeem voor planning en werkvoorbereiding. Op papier overzichtelijk, maar juist het plannen van afspraken met bewoners bleek een structurele uitdaging.
- Lage urgentie: veel werkzaamheden zijn regulier onderhoud of veroorzaken voor de bewoner geen directe overlast.
- Geen reactie: een gemiste oproep bleef liggen en een e-mail werd gelezen, maar niet opgevolgd.
- Veel herhaalwerk: bewoners moesten meerdere keren worden gebeld of gemaild voordat er eindelijk een afspraak tot stand kwam.
Dit zorgde voor vertraging in de planning, onrust in de agenda's van monteurs en een hoge werkdruk bij de planners.
“Dit werkt voor ons ideaal. Voor bewoners is het prettig en voor ons scheelt het enorm veel tijd.”
De oplossing
Samen met CommuniQate werd gekeken naar hoe communicatie beter kon aansluiten bij het gedrag van bewoners. WhatsApp bleek een logisch kanaal: het wordt dagelijks gebruikt, berichten worden snel gelezen en reageren voelt laagdrempelig.
- Een vaste WhatsApp communicatiestroom, volledig gekoppeld aan Exact Online Bouw.
- Een duidelijk bericht met uitleg over de geplande werkzaamheden en hoe bewoners zelf eenvoudig een afspraak inplannen.
- Een heldere, vriendelijke toon, passend bij het feit dat veel werkzaamheden niet urgent zijn.
- Herinneringen via WhatsApp op vooraf ingestelde momenten wanneer een reactie uitblijft.
Zodra een nieuwe werkbon binnenkomt vanuit een woningcorporatie, start de communicatie automatisch. Geen losse acties, geen extra handelingen voor het team.
Zo werkt het in de praktijk
Exact Online Bouw vormt het hart van het proces.
- 1Een werkbon wordt aangemaakt of komt binnen vanuit een woningcorporatie.
- 2De WhatsApp flow via CommuniQate start automatisch en gebruikt alle relevante gegevens direct, zonder handmatige invoer.
- 3De bewoner ontvangt een helder bericht met uitleg over de werkzaamheden en plant zelf een afspraak, op een moment dat het hem uitkomt.
- 4Blijft een reactie uit, dan worden er automatisch vriendelijke reminders verstuurd.
- 5Voortgang en status blijven inzichtelijk binnen Exact Online Bouw, zodat het team overzicht houdt zonder achter bewoners aan te hoeven.
Conclusie
Met CommuniQate heeft Mulder Vastgoedonderhoud een communicatiestroom ingericht die naadloos aansluit op de praktijk van onderhoudswerkzaamheden in huurwoningen. Door WhatsApp slim te koppelen aan Exact Online Bouw worden bewoners beter bereikt, afspraken sneller gepland en ontstaat er rust binnen de organisatie.
Wil jij ook zulke resultaten?
Plan een vrijblijvende demo en ontdek wat WhatsApp voor jouw organisatie kan betekenen.