Mulder Vastgoedonderhoud

Mulder Vastgoedonderhoud voert dagelijks onderhoudswerkzaamheden uit in opdracht van woningcorporaties. Vanuit deze corporaties ontvangt het team werkbonnen met gegevens van huurders bij wie onderhoud moet worden uitgevoerd. Deze bonnen komen binnen in Exact Online Bouw, dat fungeert als centraal systeem voor planning en werkvoorbereiding.

Hoewel het proces op papier overzichtelijk is, bleek juist het plannen van afspraken met bewoners een structurele uitdaging. Veel werkzaamheden hebben een lage urgentie. Denk aan regulier onderhoud of werkzaamheden die voor de bewoner geen directe overlast veroorzaken. Hierdoor werd er vaak niet gereageerd op telefoontjes of e-mails. Een gemiste oproep bleef liggen en een e-mail werd gelezen, maar niet opgevolgd.

Voor het team op kantoor betekende dit veel extra werk. Bewoners moesten meerdere keren worden gebeld of gemaild voordat er eindelijk een afspraak tot stand kwam. Dit zorgde voor vertraging in de planning, onrust in de agenda's van monteurs en een hoge werkdruk bij de planners.

Samen met CommuniQate werd gekeken naar hoe communicatie beter kon aansluiten bij het gedrag van bewoners. WhatsApp bleek daarin een logisch kanaal. Het wordt dagelijks gebruikt, berichten worden snel gelezen en reageren voelt laagdrempelig.

Er werd een vaste WhatsApp communicatiestroom ingericht die volledig is gekoppeld aan Exact Online Bouw. Zodra een nieuwe werkbon binnenkomt vanuit een woningcorporatie, start automatisch de WhatsApp communicatie richting de bewoner. Geen losse acties, geen extra handelingen voor het team.

Bewoners ontvangen een duidelijk WhatsApp bericht waarin wordt uitgelegd welke werkzaamheden er gepland staan en hoe zij zelf eenvoudig een afspraak kunnen inplannen. De toon is helder en vriendelijk, passend bij het feit dat veel werkzaamheden niet urgent zijn. Wanneer een reactie uitblijft, volgt op vooraf ingestelde momenten een herinnering via WhatsApp.

Exact Online Bouw vormt het hart van het proces. Zodra een werkbon wordt aangemaakt of binnenkomt vanuit een woningcorporatie, wordt automatisch de WhatsApp flow via CommuniQate gestart. Alle relevante gegevens worden direct gebruikt, waardoor er geen handmatige invoer nodig is.

Bewoners ontvangen een helder WhatsApp bericht met uitleg over de werkzaamheden en een eenvoudige mogelijkheid om zelf een afspraak te plannen. Ze kunnen dit doen op een moment dat het hen uitkomt, zonder te hoeven bellen of mailen.

Wanneer een bewoner niet direct reageert, worden er automatisch vriendelijke reminders verstuurd. Deze opvolging verloopt volledig automatisch, terwijl de voortgang en status inzichtelijk blijven binnen Exact Online Bouw. Het team behoudt overzicht, zonder zelf achter bewoners aan te hoeven.

Met CommuniQate heeft Mulder Vastgoedonderhoud een communicatiestroom ingericht die naadloos aansluit op de praktijk van onderhoudswerkzaamheden in huurwoningen. Door WhatsApp slim te koppelen aan Exact Online Bouw worden bewoners beter bereikt, afspraken sneller gepland en ontstaat er rust binnen de organisatie.